Rakennustoimisto Kokkolan Teohalli Oy on monipuolinen rakennusalan yritys, jonka pääleipälaji on viime aikoina ollut erityisesti yrityksille ja julkiselle sektorille toteutettavat saneerauskohteet.
Esimerkiksi Kokkolan kaupunki on meille iso asiakas, jolle toteutamme toimitilamuutoksia, koulusaneerauksia ja päiväkoteja. Yrityksille toteutamme uudispuolella jonkin verran esimerkiksi toimitiloja ja myymälöitä, mutta asuinrakentamiseen emme ole lähteneet mukaan. Sanoisin, että olemme monialaosaaja, joka pyrkii palvelemaan yritysmaailman ja julkisen puolen tarpeita.
– Jani Huhtala, toimitusjohtaja
Vuonna 1976 perustetun perheyrityksen vetovastuu on siirtynyt jo kolmannelle sukupolvelle, ja Janin lisäksi yrityksen toiminnassa ovat mukana hänen kaksi veljeään.
Vaikka rakennusalan nykytilanne on haastava, on yrityksessä koettu, että jatkuvuuden varmistamiseksi investoinnit tuottavuuta parantaviin ratkaisuihin ovat välttämättömiä. Yrityksen toimintojen tehostamiseksi aloitettiin yhteistyö Admicomin kanssa vuonna 2021. Admicomin ohjelmistot kattavat niin yrityksen laskennan, toiminnanohjauksen kuin dokumentoinninkin.
Vuosien saatossa rakennusalan toimintaympäristö on muuttunut ja varsinkin nykyinen tiukka kilpailutilanne aiheuttaa yrityksille uudenlaisia vaateita heti urakoiden laskennasta alkaen.
– Ennen ehkä pystyi lähtemään liikkeelle omalta kannalta vähän reilummilla tarjouksilla, mutta nykyään laskentavaiheen katteet ovat menneet aika marginaalisiksi. Urakoista saatavan rahan eteen joutuu tekemään ihan eri tavalla töitä kuin kymmenen vuotta sitten. Jos haluaa olla kilpailukykyinen, tarjoukset pitää saada liikenteeseen aika pienillä katteilla ja pyrkiä työn aikana tekemään lisää euroja viivan alle.
Yrityksessä laskennan kilpailukyky on varmistettu siirtymällä massoitteluohjelman ja Excelin yhdistelmästä kokonaisvaltaiseen Tocoman Laskentaan, joka nopeuden ja tarkkuuden lisäksi mahdollistaa omien laskentakäytäntöjen jatkuvan kehittämisen.
– Aiemmin meillä oli käytössä massalaskentaohjelma ja loppu urakkalaskenta tehtiin Excelissä, jonne etsittiin papereista ja mapeista panoshintoja. Nyt järjestelmä kaivaa koko ajan taustalla hintoja riveille meidän panos- ja suoritehinnastoista, eli se tekee heti alusta alkaen esityötä tarjouksen muodostamiseksi. Varsinkin alussa hyödynsimme paljon ohjelmaan sisäänrakennettua yleistä kustannustietokirjastoa, mutta käytön myötä laskennan panos- ja suoritehinnastoja voi muokata koko ajan enemmän omannäköiseksi sekä hyödyntää edellisten kohteiden tietoja uusien hinnoittelussa.
Nykyaikaisella laskentaohjelmistolla toteutettu tarjous helpottaa varsinaisen laskennan lisäksi myös tilaajan kanssa käytäviä neuvotteluja ja toimii työmaan apuna, kun voitettua urakkaa lähdetään toteuttamaan.
– Lähes puolessa kohteista käy niin, että neuvotteluvaiheessa tilaaja haluaakin muuttaa erittelyä tai karsia urakan sisältöä hinnan alentamiseksi. Ennen näissä tilanteissa piti lähteä ensin vähentämään massoja ja sen jälkeen käydä käytännössä koko laskelma uudelleen läpi Excelissä. Nyt yksittäisten asioiden lisääminen tai poistaminen on jouhevaa, kun jälkikäteenkin on helppo napsia laskelmalta mittauksia pois ja rivien hinnat päivittyvät automaattisesti tehtyjen muutosten perusteella. Jos urakka saadaan toteuttavaksi, pystytään ohjelmistosta saatavia määräluetteloja hyödyntämään työnjohdon apuna myös esimerkiksi hankinnoissa.
Huhtalan mukaan rakennusala on muuttunut jatkuvasti vaativammaksi myös laadunhallinnan osalta ja se asettaa enemmän vaatimuksia työnaikaiselle dokumentoinnille, johon Rakennustoimisto Kokkolan Teohalli sai ratkaisun Admicomin laatudokumentointiin erikoistuneesta Kotopro-ohjelmistosta.
– Ei saneerauspuolella homma ole enää sitä, että vedetään maalia pintaan, vaan työ on muuttunut paljon teknisemmäksi ja erityisosaamista vaativaksi, kun on kaiken maailman sisäilmaongelmia ja muuta. Samoin uudispuolella kiinnitetään paljon enemmän huomiota esimerkiksi pölynhallintaan. Tällaiset muutokset ovat nostaneet työn vaatimustasoa ja laadun seuraamisen merkitystä, jossa on erityisen tärkeää työnaikainen dokumentointi. Me otimme työmaiden dokumentointiin käyttöön Kotopron.
Kotoprolla työmaan dokumentointi hoituu sujuvasti ja kaikki projektiin liittyvät asiakirjat saadaan niputettua siististi samaan paikkaan. Kotopron projektikohtaiset kansiot ovat käytettävissä myös suoraan toiminnanohjausjärjestelmä Adminetistä.
– Kotopro toimii vähän niin kuin projektipankkina, johon sovelluksen kautta tallennetaan työnaikaiset valokuvat, työmaapäiväkirjat ja TR-mittaukset sekä luodaan asiakirjat urakoitsijapalavereista, katselmusmuistiot, tarkastuspöytäkirjat ja muut dokumentit. Valmiiden raporttipohjien hyödyntäminen ja keskitetty dokumentinhallinta helpottavat erityisesti työnjohtoa, joka joutuu koostamaan aika paljon erilaisia asiakirjoja ja raportteja. Lisäksi dokumentointiin on helppo palata jälkeenkin päin, kun myös valokuviin pystyy merkitsemään vaikka osa-alueittain tai tiloittain, missä ne on otettu.
Kotopron avulla on saatu myös sujuvuutta yhteistyöhön työmaan sidosryhmien välillä.
– Itse olen huomannut, että esimerkiksi luovutuksen tekemisessä yhteistyö on paljon helpompaa, kun valvojakin tekee omat puutelistansa Kotoprossa. Valvoja pystyy lisäämään havaitsemistaan ongelmista kuvia ja niihin vaikka nuolia ja muuta tarkentavaa tietoa. Näin työntekijöiden on helpompi lähteä tekemään tarvittavia korjauksia, kun on selkeästi osoitettu, missä se ongelma esimerkiksi jossain isossa seinässä on.
Kokonaisuudessaan Huhtala on ollut tyytyväinen Admicomilta saamaansa ohjelmistopakettiin.
– Jos ajattelee tätä koko pakettia, niin järjestelmät palvelevat monipuolisesti tarpeitamme kustannuslaskennasta laadukkaaseen dokumentointiin ja ne on selvästi rakennusalan tarpeisiin suunniteltu. Meille toimialakohtaisuus oli yksi isoimpia tekijöitä Admicomin ohjelmistojen valinnassa ja pystyn kyllä suosittelemaan niitä laajasti rakennusalalla toimiville yrityksille.
